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Kommunikation auf dem Bau

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Als Bauherr möchte man in der Regel Terminsicherheit, Preissicherheit und Klarheit darüber, welche Leistung ausgeführt wird. Bauverträge sind meist nicht statisch, häufig ergibt sich – gewollt oder ungewollt – Handlungsbedarf, dem man begegnen muss. Was dem Profi klar ist, kann für den Laien schnell zu Überraschungen führen.

Warum ist eine rechtssichere Kommunikation sinnvoll? Eine solche dient im Regelfall der eigenen Absicherung und natürlich der Vermeidung von Streitigkeiten. Erfahrungsgemäß resultieren viele Streitigkeiten nicht aus einem bösen Willen einer der Parteien, sondern häufig aus zu wenig Kommunikation oder einer Fehlkommunikation. Die Risiken, die sich aus einer unklaren oder im Nachgang nicht nachweisbaren Sachlage ergeben, sind vielfältig. Wer weiß, wie er sich hier absichert, spart sich häufig viel Ärger im Nachgang.

Beweisschwierigkeiten durch Schriftform vermeiden

Neben der Frage des Ob und Wie sollte man sich als Bauherr daher bei Fragen erst einmal nicht scheuen, mit dem anderen Baubeteiligten ehrlich und offen zu reden. Wissen, was man will, und dies rechtzeitig, ist neben der Art der Kommunikation meist essenziell. Im Streitfall gilt meistens der Grundsatz, dass derjenige, der etwas behauptet, dies auch nachweisen muss. Bei Mängeln gilt z. B., dass vor der Abnahme der Auftragnehmer (z. B. Handwerker, Bauunternehmer oder Bauträger) nachweisen muss, dass kein Mangel vorliegt, während hierfür nach der Abnahme der Auftraggeber nachweispflichtig ist. Hinzu kommt, dass entweder das Gesetz oder auch Allgemeine Geschäftsbedingungen wie die VOB/B oftmals auch Formvorschriften vorsehen. Hält man die dann nicht ein, kann es sein, dass man allein deshalb seine Ansprüche verliert. Sieht das Gesetz die Schriftform vor, so bedeutet das, dass eine Erklärung mit einer Unterschrift versehen sein muss. Ob eine E-Mail der Schriftform genügt, ist noch nicht abschließend geklärt, im Zweifel erfüllt diese aber nur die sogenannte Textform und sollte daher vermieden werden, wenn die Schriftform einzuhalten ist. Das heißt aber eben nicht, dass überall dort, wo keine Schriftform gilt, eine mündliche oder telekommunikative Vereinbarung oder Erklärung reicht. Oftmals führt gerade dies dazu, dass man im Nachgang Beweisschwierigkeiten bekommt, sei es über den Inhalt einer mündlichen Vereinbarung oder Erklärung oder deren Zugang auf der anderen Seite. Wer eine Mängelrüge per einfacher Post verschickt, kann später nicht nachweisen, dass der Auftragnehmer diese auch erhalten hat. Daher ist in der Regel zu empfehlen, alle wesentlichen Erklärungen und Vereinbarungen schriftlich abzugeben, bzw. abzuschließen. Dies gilt insbesondere für Vereinbarung von Leistungen, Änderung von Leistungen, Zusatzleistungen, Mängelrügen, Verzugsmitteilungen und Abnahmen.

Vereinbarungen sind vor Beginn der Arbeiten sinnvoll

Rechtssichere Kommunikation am Bau beginnt aber nicht erst auf der Baustelle. Wer schon vor Vertragsschluss genau weiß, was er will, erspart sich von Anfang an viele Gedanken darüber, wie die fertige Leistung aussehen soll, was sie kosten darf und wie man während der Ausführung möglichst risikofrei dazu kommt. Für den Verbraucherbauvertrag hat der Gesetzgeber zwischenzeitlich einen Katalog erstellt, welche Angaben der Bauunternehmer vor Vertragsschluss machen muss. Aber auch wer keinen Verbraucherbauvertrag abschließt, sollte bereits mit einem schriftlichen Bauvertrag alle wesentlichen Punkte regeln. Hierzu gehören unter anderem eine möglichst genaue Leistungsbeschreibung, Preis und Ausführungsfristen. Eine vollständige und umfassende Vertragsgestaltung sichert im Regelfall bereits hier viele Risiken ab und spart hektische Entscheidungen und Gedanken über deren rechtliche Absicherung auf dem Bau. Wer z. B. mehrere einzelne Bauleistungen vergeben möchten, muss besonders die Ausführungsfristen im Auge behalten. Nur weil man mit dem Estrichleger eine bestimmte Fertigstellungsfrist vereinbart hat, heißt das nicht, dass nach Trocknung des Estrichs dann der Fliesenleger verpflichtet wäre, sofort mit seiner Arbeit zu beginnen. Gerade in Zeiten übervoller Terminkalender der Handwerksbetriebe kann es hier schnell zu langen Stillständen auf der Baustelle kommen.

Welche Möglichkeiten gibt es?

Ein einfacher Brief, ebenso wie Telefax oder E-Mail, reichen allein nicht für den Beweis des Zugangs. Auch das Faxprotokoll mit dem „OK-Vermerk“ ändert daran nichts. Erhält man allerdings bei einer E-Mail eine Lesebestätigung, reicht dies aus. Wer also einen Brief, Telefax oder E-Mail verwendet, sollte darauf achten, dass er eine Reaktion seines Vertragspartners erhält. Kann man nachweisen, dass eine direkte Antwort in Schrift oder Textform hierauf erfolgt, erübrigt sich die Frage. Was in der Regel ebenfalls reicht, ist, einen Dritten als Zeugen anrufen zu lassen, ob die Mitteilung zugegangen ist. Der Dritte sollte sich dann auf einer Kopie des Schreibens notieren, mit wem er telefoniert, sowie Datum und Uhrzeit vermerken. Auch mit einem Einschreiben mit/ohne Rückschein kann man den Zugangsnachweis in der Regel führen. Bei einem einfachen Einschreiben muss man sich allerdings mit der Sendungsnummer den Einwurfnachweis ausdrucken. Beim Einschreiben mit Rückschein sollte man bedenken, dass dies meist nur sinnvoll ist, wenn der Baubeteiligte einen geordneten Bürobetrieb vorhält. Trifft der Briefträger niemanden an, wird das Schreiben erst einmal wieder bei der Post hinterlegt. In vielen Fällen ist das nicht sinnvoll, da man erst mit deutlicher Verspätung mitbekommt, ob und wann dieses zugegangen ist. Häufig ist die schnellste Möglichkeit, sich eines Dritten als Boten zu bedienen. Dieser sollte sich aber vor dem Einkuvertieren Kenntnis vom Inhalt verschaffen und nach dem Einwurf in den Briefkasten Datum und Uhrzeit auf der Kopie notieren. Generell gilt: Immer eine Kopie von dem jeweiligen Schreiben anfertigen. Der Rückschein ohne Kopie der Mängelrüge hilft wenig.

Was ist unter Zeitdruck zu beachten?

Natürlich kann man nicht alles schriftlich vereinbaren. Oftmals würde dies dazu führen, dass kleinere oder eilbedürftige Anordnungen die Fertigstellung erheblich verzögern würden, wenn nicht vor Ort mündlich eine Entscheidung getroffen wird. Hierbei sollte der Bauherr aber immer auch im Auge behalten, dass nicht jeder auf der Baustelle berechtigt ist, für seinen „Chef“ Erklärungen abzugeben und es auch nicht selten ist, dass sich Auftragnehmer danach versuchen rauszureden, dass derjenige Mitarbeiter, mit dem man etwas besprochen hat, keine Bevollmächtigung hatte. Gerade hier ist es wichtig, rechtzeitig abzuklären, wer der richtige Ansprechpartner ist. Hier ist zu empfehlen. vorab z. B. im Bauvertrag zu vereinbaren, wer was auf der Baustelle darf. Absichern kann und sollte man sich solche Abreden vor Ort auch noch im Nachgang: Den Inhalt des Vereinbarten sollte man dann nochmals so, dass man den Zugang nachweisen kann, dem verantwortlichen Gegenüber bestätigen, z. B. in einem (Baustellen-)Protokoll. Möchte dieser sich den Inhalt später nicht entgegenhalten, so hat er dem unverzüglich zu widersprechen, so die gängige Rechtsprechung.

Zwischen Sicherheit und Vertrauen

Bauherren sollten, neben der Einhaltung obiger Grundsätze, das richtige Maß an Sicherheit und Vertrauen wählen. Eine rechtssichere Kommunikation soll dazu führen, dass am Ende sowohl Bauherr als auch Auftragnehmer zufrieden sind. Hier gilt es aber auch, nicht zu übertreiben. Wer sein Gegenüber täglich mit dutzenden E-Mails und Anrufen „ärgert“, weil er alles übergenau regeln möchte, wird feststellen, dass dies dazu führt, dass dieser die Lust verliert und nur noch Dienst nach Vorschrift macht. Bauen ist oftmals ein längerer Prozess, in dem man immer wieder aufeinander angewiesen ist, und ein gutes, konstruktives Miteinander führt in vielen Fällen eher zum Ziel. Häufig kann eine freundliche Bitte, auch wenn nicht nachweisbar, zielführender sein als eine schriftliche Mängelrüge mit Einschreiben mit Rückschein. Das richtige Maß an Sicherheit und Vertrauen ist für den Bauherren daher oftmals nicht ganz einfach zu finden. Ist man unsicher, sollte man im Zweifel bereits baubegleitend einen im privaten Baurecht erfahrenen Rechtsanwalt einschalten. Bereits kleinere Empfehlungen vom Rechtsanwalt können im Streitfalle später die eigene Situation erheblich verbessern.

Was gilt nach Fertigstellung?

Bauherren sollten nicht vergessen, dass neben einer rechtssicheren Vereinbarung/Erklärung immer auch deren Archivierung wichtig ist. Wer vier Jahre nach der Fertigstellung versucht, bedeutende Abläufe nachzuvollziehen, tut sich leichter, wenn er von Anfang an alle Unterlagen ordentlich ablegt und speichert. Oftmals sind selbst anfangs vermeintlich klare Sachverhalte schwer nachzuvollziehen, wenn man wichtige Unterlagen nicht mehr findet. Ist das Abnahmeprotokoll nicht mehr auffindbar, können selbst Fragen zum Eintritt der Verjährung der Gewährleistungsansprüche nicht mehr eindeutig geklärt werden.